インターンシップマッチング支援システム

インターンシップ事業者様向けに開発された、マッチング業務の自動化を支援するWEBシステムのご紹介です。

インターンシップマッチング支援システムとは

インターンシップは就職活動を行う学生にとって業界や会社を知る貴重な機会を提供するだけでなく、学生を送り出す大学と地域の受入企業をつなぐ架け橋ともなります。弊社では、インターンシップ事業者様向けに、参加大学からのエントリーシート集約、受入企業への選考依頼、マッチング結果の通知など、多くの人手を要する作業を自動化するWEBシステムとして、インターンシップマッチング支援システムの開発を行っています。

インターンシップマッチング支援システムの導入により、インターンシップ募集選考期間の主要3ステップ（エントリー、選考処理、結果通知）において次の効果が期待できます。

ペーパーレス化による紙資源と輸送コストの削減
WEBシステムへの情報集約による管理コストの削減
シームレスな情報伝達による業務効率の向上

紙書類の郵送、集計、仕分けなど面倒な事務作業を省くことができるため、大学のキャリア（就職支援）センターは学生の指導に専念し、受入企業はエントリー選考に注力し、間を取り持つ事務局はすべてデジタルデータとしてエントリー全体を一元管理することで、インターンシップ事業の質の向上にもつながります。

システムを導入するメリット

複数の大学と企業が参加するインターンシップ事業では、企業側の受入枠を考慮しながら一人でも多く学生がインターンシップに参加できるよう調整するマッチングの業務が課題となります。募集選考期間には数百～数千人ほどの学生のエントリーシートが集まり、学生の希望に応じて企業側の選考と並行しながらマッチングを図るのは大変な作業です。

そこで弊社のインターンシップマッチング支援システムを導入することにより、インターンシップ学生募集選考のフローをWEBシステムとしてデジタル化・自動化し、マッチング業務を効率的に進めることが可能になります。次の表で、システム導入の前後で募集選考のフローがどのように変わるかを模式的に表しました。

システム導入前		システム導入後
各大学が参加希望学生からエントリーシートを紙書類として集め、インターンシップ事務局（幹事校、大学コンソーシアムなど）に郵送する。エントリーの競争率が事前に分からないので、希望先を何個も書いて調整は事務局に委ねる。	→	各大学が参加希望学生からエントリーシートをデジタルデータとして集め、インターンシップマッチング支援システム（WEBシステム）にアップロードする。エントリーの競争率がリアルタイムで把握でき、大学側でエントリー調整が可能になる。
事務局は集まったエントリーシートを希望先ごとに手作業で振り分けなおし、受入企業に郵送して選考を依頼する。振り分け作業、リスト化作業、チェック作業など事務局の負担が大きい。	→	エントリーシートをアップロードする際に大学側が希望先の企業を指定するので、事務局は各企業に選考依頼を出すだけで済む。エントリー状況はデータベースで一括管理され、事務局の手作業は発生しない。
各企業は送られてきたエントリーシートを確認し、選考作業を行って、結果を郵送で事務局に通達する。選考結果の郵送に手間がかかる。	→	企業側は応募されたエントリーシートを一括ダウンロードして選考作業を行い、WEBシステム上で選考結果を入力（合否を選択）する。
事務局は返送された選考結果を大学ごとに振り分けなおし、郵送して最終通達を行う。ここでも振り分けやリスト化など事務局の手作業が多く発生する。	→	事務局は各企業の選考結果が集まった段階で、大学側に情報を公開する（ボタン一つで公開完了）。選考状況だけを管理すればよく、手作業は発生しない。
第二、第三希望や二次募集でも同じだけ手間と時間がかかり、インターンシップに参加できる学生を増やすには管理コストがかさむ。最終的な集計作業も大変……。	→	すべてWEBシステム上で完結し情報伝達がスピーディーに行えるため、手間と時間をかけずにより多くの学生をインターンシップに参加させることができる。エントリーから選考までの情報はいつでもCSVでダウンロードできるので集計も簡単。

このようなインターンシップのマッチング業務を支援する仕組みによって、事務局に集中しがちだった負担を大きく軽減し、地域の大学と地元の企業をつなぐという本来の目的に時間と人を割くことができるようになります。

インターンシップ事業を支えるその他の機能

SSL/TLS暗号化通信

すべての通信が暗号化されているため安心してご利用いただけます。

エントリー情報完全削除

不要になったエントリー情報（エントリーシート等の学生個人情報）は、簡単なステップでデータベースから完全に削除できます。

CSVダウンロード

大学別の選考結果一覧、企業別のマッチング率など、掲示や集計に役立つデータをCSV形式でダウンロードできます。

その他、インターンシップ事業者様の状況に合わせて細かなカスタマイズや機能追加も可能です。詳細につきましては弊社までお問い合わせください。

システム導入前		システム導入後
各大学が参加希望学生からエントリーシートを紙書類として集め、インターンシップ事務局（幹事校、大学コンソーシアムなど）に郵送する。エントリーの競争率が事前に分からないので、希望先を何個も書いて調整は事務局に委ねる。	→	各大学が参加希望学生からエントリーシートをデジタルデータとして集め、インターンシップマッチング支援システム（WEBシステム）にアップロードする。エントリーの競争率がリアルタイムで把握でき、大学側でエントリー調整が可能になる。
事務局は集まったエントリーシートを希望先ごとに手作業で振り分けなおし、受入企業に郵送して選考を依頼する。振り分け作業、リスト化作業、チェック作業など事務局の負担が大きい。	→	エントリーシートをアップロードする際に大学側が希望先の企業を指定するので、事務局は各企業に選考依頼を出すだけで済む。エントリー状況はデータベースで一括管理され、事務局の手作業は発生しない。
各企業は送られてきたエントリーシートを確認し、選考作業を行って、結果を郵送で事務局に通達する。選考結果の郵送に手間がかかる。	→	企業側は応募されたエントリーシートを一括ダウンロードして選考作業を行い、WEBシステム上で選考結果を入力（合否を選択）する。
事務局は返送された選考結果を大学ごとに振り分けなおし、郵送して最終通達を行う。ここでも振り分けやリスト化など事務局の手作業が多く発生する。	→	事務局は各企業の選考結果が集まった段階で、大学側に情報を公開する（ボタン一つで公開完了）。選考状況だけを管理すればよく、手作業は発生しない。
第二、第三希望や二次募集でも同じだけ手間と時間がかかり、インターンシップに参加できる学生を増やすには管理コストがかさむ。最終的な集計作業も大変……。	→	すべてWEBシステム上で完結し情報伝達がスピーディーに行えるため、手間と時間をかけずにより多くの学生をインターンシップに参加させることができる。エントリーから選考までの情報はいつでもCSVでダウンロードできるので集計も簡単。